La FAQ du Fonds d'équipement

A partir du premier euro d’argent public, un marché public doit être réalisé. Les subventions accordées dans le cadre du Fonds d’équipement étant de l’argent public, il est impératif de réaliser un marché public pour l’achat de son matériel pédagogique quel que soit le montant en jeu.

Par contre, les règles applicables en matière de marchés publics varient en fonction du montant du marché à réaliser.

Les procédures prévues par la loi sur les marchés publics sont les suivantes :

- marché public dont le montant est inférieur à 30.000 EUR HTVA à marché de faible montant,

- marché public dont le montant est compris entre 30.000 EUR HTVA et 139.000 EUR HTVA à procédure négociée sans publication préalable,

- marché public dont le montant est compris entre 139.000 EUR HTVA et 214.000 EUR HTVA à procédure ouverte avec publicité belge

- marché public dont le montant est supérieur à 214.000 EUR HTVA à procédure ouverte avec publicité européenne.

Pour prendre connaissance des règles à respecter pour chacune de ces procédures, vous pouvez vous reporter à la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ou à la présentation vidéo réalisée en 2020 par la cellule « Fonds d’équipement » sur les marchés publics, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :

https://www.dropbox.com/sh/8b73h3y9g31dwr0/AABg7DB1W8ReTVG1v6sJnqOla?dl=0

Le marché public est un contrat à titre onéreux conclu entre un ou plusieurs opérateurs économiques, privés ou publics, et un ou plusieurs adjudicateurs (pouvoirs adjudicateurs, entités adjudicatrices) et ayant pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

La réalisation d’un marché public est obligatoire dès l’instant où la dépense à réaliser implique de l’argent public.

La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics définie l’ensemble des règles à respecter en la matière.

Les grands principes à respecter lors de la réalisation d’un marché publics sont les suivants : mise en concurrence de plusieurs prestataires potentiels, égalité de traitement des candidats, transparence des procédures utilisées. Ces principes visent à garantir les mêmes chances aux différentes entreprises en lice pour l’obtention du marché de remporter l’appel d’offres.

La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics prévoit différents types de procédures plus ou moins contraignantes en fonction du montant du marché :

- marché public dont le montant est inférieur à 30.000 EUR HTVA à marché de faible montant,

- marché public dont le montant est compris entre 30.000 EUR HTVA et 139.000 EUR HTVA à procédure négociée sans publication préalable,

- marché public dont le montant est compris entre 139.000 EUR HTVA et 214.000 EUR HTVA à procédure ouverte avec publicité belge

- marché public dont le montant est supérieur à 214.000 EUR HTVA à procédure ouverte avec publicité européenne.

Pour prendre connaissance des règles à respecter pour chacune de ces procédures, vous pouvez vous reporter à la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics à la présentation vidéo réalisée en 2020 par la cellule « Fonds d’équipement » sur les marchés publics, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :

https://www.dropbox.com/sh/8b73h3y9g31dwr0/AABg7DB1W8ReTVG1v6sJnqOla?dl=0

Le cahier des charges est le document contractuel qui contient la liste des besoins, des exigences et des contraintes à respecter lors de la réalisation d'un marché public. 

La rédaction d’un cahier des charges est obligatoire pour tout marché public dont le montant est supérieur à 30.000 EUR HTVA (toutes les procédures à l’exception des marchés de faible montant).

Une fois réalisé, le cahier des charges doit être adressé par courrier ou par e-mail à plusieurs soumissionnaires potentiels (au minimum trois) afin que ceux-ci puissent prendre part au marché.

Il n’existe pas de modèle de cahier des charges spécifique.

Des modèles de cahiers des charges peuvent toutefois être obtenus auprès de votre Pouvoir organisateur ou votre réseau d’enseignement (le cas échéant, auprès de la cellule « Fonds d’équipement », via une demande adressée par e-mail en ce sens à remt.eppeq(at)cfwb.be).

Attention, en cas d’utilisation de modèles de cahiers des charges existants, le porteur de projet doit veiller à adapter les parties déjà pré-remplies afin de les faire correspondre aux exigences de son/ses marché(s) public(s).

De la même manière, si un porteur de projet utilise un modèle de cahier des charges pré-rempli dans lequel certaines exigences sont formulées (par exemple, l’obtention auprès de chaque soumissionnaire déposant une offre dans le cadre du marché d’un extrait de casier judiciaire), celles-ci devront impérativement être respectées sous peine d’irrégularité du marché.

Le cahier des charges se compose généralement de deux parties devant chacune aborder les points suivants :

1. Partie Administrative :

Partie relative à la passation

       - Quelle est la réglementation relative aux marchés publics applicable ?

       - Sur quoi porte le marché (objet du marché, existence de lots/variantes/options, spécifications techniques) ?

       - Quelle est la procédure de passation du marché ?

       - Qui est le pouvoir adjudicateur ?

       - Quelle est la durée du marché et quel est le délai d’exécution ?

       - Quelles sont les conditions pour soumissionner (sélection qualitative, délai d’engagement) ?

       - Comment soumissionner ? (contenu de l’offre, documents à joindre à l’offre, mode d’introduction de l’offre, date et heure limites de dépôt des offres, etc.)

       - Quelle est la procédure d’attribution ? (critère d’attribution, prix, vérification des prix).

Partie relative à l’exécution

         - Quelles sont les règles générales d’exécution (dérogations éventuelles aux règles générales d’exécution prévues dans l’Arrêté royal établissant les règles générales d’exécution des marchés publics) ?

         - Quelles sont les modalités d’exécution ? (lieu des prestations, fonctionnaire dirigeant, sous-traitance, langue du marché, actions judiciaires, cautionnement,…).

         - Quelles sont les sanctions et moyens d’action en cas de défaut d’exécution (pénalités, amendes de retard) ?

         - Quand l’adjudicataire est-il payé ? (délai de paiement, vérification, modalités de facturation)

         - Comment se termine un marché ? (réception, garanties, paiement, résiliation).

2. Partie sur les clauses techniques

Pour les marchés de faible montant et ceux passés en procédure négociée sans publication préalable, la législation sur les marchés publics n’impose pas de délai minimum à respecter pour le dépôt des offres. 

Toutefois, il est fortement recommandé au pouvoir adjudicateur de tout de même définir une date de dépôt des offres dans le cadre de sa demande de remise de prix, ceci afin d’éviter qu’une société ayant remis son offre tardivement ne conteste l’attribution du marché en raison de la non prise en compte de celle-ci.  

Il appartient au pouvoir adjudicateur de fixer lui-même la durée de ce délai. Celui-ci doit être suffisamment long pour permettre aux soumissionnaires de préparer et envoyer leur offre de prix. De ce fait, ce délai peut être plus ou moins long en fonction de la nature du marché.

Pour la procédure ouverte avec publicité belge, le délai entre la publication de l’avis de marché et l’ouverture des offres doit être de minimum 35 jours calendrier.

Pour la procédure ouverte avec publicité européenne, ce délai passe à minimum 52 jours calendrier.

L’Administration encourage vivement les établissements scolaires à dépenser la totalité de la subvention leur étant octroyée.

En cas de reliquat au terme de la conduite de ses marchés publics, l’établissement concerné peut solliciter l’autorisation de l’Administration en vue d’acquérir du matériel complémentaire, à la condition que celui-ci bénéficie aux mêmes options de base groupées que le projet initial.

La demande d’acquisition de matériel complémentaire doit être adressée par mail à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be. Elle devra impérativement lister l’ensemble du matériel à acquérir.

Cet achat complémentaire devra faire l’objet d’une nouvelle procédure de marché public.

Pour éviter les reliquats, il est recommandé de prévoir dans le cahier des charges, au moment du lancement d’un marché, des options qui pourront être activées lors de l’attribution du marché en fonction de l’offre retenue et du budget disponible, voire de faire un marché à bordereau de prix.

Un établissement scolaire peut dépenser davantage que le montant de la subvention lui ayant été attribué, à condition d’avoir acquis l’ensemble du matériel retenu par le Gouvernement.

Tout dépassement de ce montant, bien qu’autorisé, incombe à l’établissement scolaire. La participation financière de la Fédération Wallonie-Bruxelles est plafonnée sur base du montant alloué, tel que communiqué dans le courrier de notification d’octroi de la subvention.

Une délégation de signature en matière de marchés publics existe au sein de chaque réseau d’enseignement et/ou Pouvoir organisateur. Il est demandé à chaque établissement de se renseigner auprès de son Pouvoir organisateur ou de son réseau d’enseignement pour en prendre connaissance.

Le chef d’établissement est généralement habilité à signer les documents de marché jusqu’à un certain montant. Celui-ci peut également, dans certains cas, obtenir une délégation de signature de son pouvoir organisateur.

La séance d’information, dispensée en 2020, portant sur les marchés publics et la constitution du dossier justificatif a fait l’objet d’un enregistrement vidéo pouvant être téléchargé et consulté à partir du lien suivant :

https://www.dropbox.com/sh/8b73h3y9g31dwr0/AABg7DB1W8ReTVG1v6sJnqOla?dl=0

Attention, pour pouvoir visionner la vidéo dans son intégralité, il est nécessaire de la télécharger. Sans cela, celle-ci se coupera après 15 minutes de visionnage.

Par ailleurs, une séance d’information sur cette thématique est organisée chaque année. Toutes les informations permettant de s’inscrire à cette séance sont reprises dans le courrier de notification d’octroi de la subvention.

Le dossier justificatif rassemble l’ensemble des pièces justificatives (factures, preuves de paiement, bons de commande, documents du marché tels que le cahier des charges, la décision motivé d’attribution, etc.) à transmettre à l’Administration, visant à démontrer la bonne utilisation de la subvention octroyée.

Le versement du solde de la subvention octroyée est conditionné par la transmission du dossier justificatif à l’Administration, à sa bonne complétude et à la vérification du respect des règles en vigueur en matière de marchés publics.

Pour rappel, le subside est versé en 2 fois : une avance de 80% du montant de la subvention pris en charge par la FWB est versé au bénéficiaire au moment de la notification d’octroi de la subvention, et le solde de 20% après envoi et contrôle du dossier justificatif.

Le dossier justificatif comporte 10 intercalaires agencés de la manière suivante :

1. Check-list « marchés publics »
2. Déclaration de créance
3. Facture(s)
4. Preuve(s) de paiement
5. Bon(s) de commande
6. Décision(s) motivée(s) d’attribution
7. Preuve de la mise en concurrence (offres retenues et non retenues)
8. Courriers/courriels d’appel d’offres – cahier des charges
9. Courriers/courriels de notification d’attribution et de non attribution envoyés aux soumissionnaires retenus et non retenus
10. Documents FEDER (déclaration d’absence de conflit d’intérêts, indicateurs,…).

Les documents figurant dans les deux premiers intercalaires (check-list « marchés publics » et déclaration de créance) sont fournis par l’Administration via l’envoi d’un e-mail sur les adresses administratives des établissements scolaires (ec00…@adm.cfwb.be), au même titre que les documents relatifs à l’intercalaire 10. Tous les autres documents sont collectés par le pouvoir adjudicateur tout au long de la passation et l’exécution de ses marchés publics.

Pour recevoir une copie de la check-list et/ou de la déclaration de créance, vous pouvez adresser une demande en ce sens à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be.

Pour en savoir plus sur la nature des différents documents repris dans ces 10 intercalaires, vous pouvez vous reporter à la présentation vidéo réalisée en 2020 par la cellule « Fonds d’équipement » sur la constitution du dossier justificatif, disponible en téléchargement à partir du lien suivant : https://www.dropbox.com/sh/8b73h3y9g31dwr0/AABg7DB1W8ReTVG1v6sJnqOla?dl=0

Attention, pour pouvoir visionner la vidéo dans son intégralité, il est nécessaire de la télécharger. Sans cela, celle-ci se coupera après 15 minutes de visionnage.

Un guide sous format PDF relatif à la constitution du dossier justificatif est également disponible sur demande auprès de l’Administration.

Attention, l’Administration se réserve le droit de refuser tout dossier justificatif dont l’agencement ne respecte pas la structure définie ci-dessus.

La participation financière du Fonds européen de développement régional (FEDER) à un projet est indiquée dans le courrier de notification d’octroi de la subvention. Si ce courrier ne mentionne pas de participation financière du FEDER à vos projets, c’est qu’il n’y en a pas.

Les établissements scolaires bénéficiant du soutien financier du FEDER pour la réalisation de leurs projets doivent satisfaire à une série d’obligations en matière de publicité afin d’informer les bénéficiaires finaux – c’est-à-dire les élèves – de l’investissement réalisé par l’Europe et la Fédération Wallonie-Bruxelles dans leur formation.

Pour les projets de modernisation des équipements pédagogiques de l’enseignement qualifiant, cette communication consiste au minimum en l’apposition des logos de la programmation 20214-2020, de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de la Wallonie ou de Bruxelles (en fonction de la localisation de l’établissement) et du FEDER sur les équipements acquis grâce à ce cofinancement.

Pour ce faire, la Cellule « Fonds d’équipement » met à la disposition de l’ensemble des établissements une série d’autocollants de différents formats ainsi qu’une affiche de format A3 pouvant être accolés, selon les dimensions, soit directement sur les équipements, soit à l’entrée des locaux hébergeant du matériel acquis grâce à la subvention.

Ces autocollants sont disponibles sur demande auprès de la Cellule « Fonds d’équipement » à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be

Le dossier justificatif peut être transmis à l’Administration :

• soit par courrier à l’adresse suivante :

Direction générale de l’Enseignement obligatoire (DGEO)

Direction Relations Ecole-Monde du Travail (DREMT)

Cellule CTA, Fonds d’équipement et Cadastre (bureau 1F128)

Rue Adolphe Lavallée, 1

1080 Bruxelles

• soit par envoi électronique (par mail, lien Wetransfer, Google Drive ou autre canal) à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be.

Pour les envois par courrier, il est conseillé de passer par courrier recommandé.

Pour les envois électroniques, il est demandé que l’ensemble du dossier justificatif soit scanné en un seul fichier PDF respectant la structure demandée.  

Attention, tous les documents originaux doivent être conservés au sein de l’établissement scolaire pour les éventuels contrôles sur place.

L’établissement scolaire doit conserver tous les documents originaux. Seules des copies doivent être envoyées à l’Administration.

Si un établissement scolaire souhaite déposer son dossier justificatif en mains propres à l’Administration, c’est possible moyennant une prise de rendez-vous au préalable avec l’agent de la Cellule « Fonds d’équipement ».

Pour ce faire, une demande de rendez-vous doit être adressée par e-mail à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be.

La séance d’information, dispensée en 2020, portant sur les marchés publics et la constitution du dossier justificatif a fait l’objet d’un enregistrement vidéo pouvant être téléchargé et consulté à partir du lien suivant : https://www.dropbox.com/sh/8b73h3y9g31dwr0/AABg7DB1W8ReTVG1v6sJnqOla?dl=0

Attention, pour pouvoir visionner la vidéo dans son intégralité, il est nécessaire de la télécharger. Sans cela, celle-ci se coupera après 15 minutes de visionnage.

Par ailleurs, une séance d’information sur cette thématique est organisée chaque année. Toutes les informations permettant de s’inscrire à cette séance sont reprises dans le courrier de notification d’octroi de la subvention.

L’avis de débit d’ordre collectif à lui seul ne constitue pas une preuve de paiement suffisante. En effet, il s’agit d’un listing d’un ensemble de factures faisant ensuite l’objet d’un paiement groupé (sur le modèle d’une carte de crédit), mais le listing ne constitue pas en lui-même le paiement.

En cas de recours à des avis de débit d’ordre collectif, il convient donc de fournir en guise de preuve de paiement l’ensemble des documents suivants :

• la page de l’avis de débit d’ordre collectif sur laquelle figure le montant de la facture valorisée dans le cadre de l’octroi de la subvention du Fonds d’équipement ;
• la page de l’avis de débit d’ordre collectif sur laquelle figure le montant total de l’avis ayant fait l’objet du virement bancaire ;
• l’extrait bancaire démontrant le paiement du montant total de l’avis de débit d’ordre collectif dans lequel figure le montant de la facture valorisée dans le cadre du projet Fonds d’équipement.

Une preuve de paiement recevable est un document reprenant le montant payé accompagné du signe de la soustraction (-) démontrant que le montant a bien été débité du compte de l’établissement scolaire.