FAQ : Marchés Publics
Lorsqu’il s’agit d’argent public, un marché public doit être réalisé dès le premier euro dépensé. Les subventions accordées dans le cadre du Fonds d’équipement étant de l’argent public, il est impératif de réaliser un marché public pour l’achat du matériel pédagogique subsidié quel que soit le montant du marché ou de la subvention !
Par contre, les règles applicables en matière de marchés publics varient en fonction du montant du marché à réaliser.
Les procédures prévues par la loi sur les marchés publics sont les suivantes :
- Marché de faible montant : marché public dont le montant est inférieur à 30.000 EUR HTVA.
- Procédure négociée sans publication préalable : marché public dont le montant est compris entre 30.000 EUR HTVA et 143.000 EUR HTVA. L’utilisation de cette procédure implique de recourir à la plateforme e-Procurement pour la réalisation de son marché public (https://www.publicprocurement.be/)
- Procédure ouverte avec publicité belge ou procédure négociée directe avec publication préalable : marché public dont le montant est compris entre 143.000 EUR HTVA et 221.000 EUR HTVA. Cette procédure implique le recours obligatoire à la plateforme e-Procurement.
- Procédure ouverte avec publicité européenne : marché public dont le montant est supérieur à 221.000 EUR HTVA. Cette procédure implique le recours obligatoire à la plateforme e-Procurement.
Pour prendre connaissance des règles à respecter pour chacune de ces procédures, vous pouvez vous reporter à la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ou à la présentation vidéo réalisée sur ce sujet par la cellule Fonds d’équipement, disponible sur demande à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be.
Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre un ou plusieurs opérateurs économiques, privés ou publics, et un ou plusieurs adjudicateurs (pouvoirs adjudicateurs, entités adjudicatrices) et ayant pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.
La réalisation d’un marché public est obligatoire dès l’instant où la dépense à réaliser implique de l’argent public.
La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics définie l’ensemble des règles à respecter en la matière.
Les grands principes à respecter lors de la réalisation d’un marché public sont les suivants : mise en concurrence de plusieurs prestataires potentiels, égalité de traitement des candidats, transparence des procédures utilisées. Tous les échanges avec les sociétés interrogées doivent impérativement être consignés par écris (mails, courriers avec recommandé). Ces principes visent à garantir les mêmes chances aux différentes entreprises en lice pour l’obtention du marché de remporter l’appel d’offres.
La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics prévoit différents types de procédures plus ou moins contraignantes en fonction du montant du marché :
- Marché de faible montant : marché public dont le montant est inférieur à 30.000 EUR HTVA.
- Procédure négociée sans publication préalable : marché public dont le montant est compris entre 30.000 EUR HTVA et 143.000 EUR HTVA. L’utilisation de cette procédure implique de recourir à la plateforme e-Procurement pour la réalisation de son marché public (https://www.publicprocurement.be/)
- Procédure ouverte avec publicité belge ou procédure négociée directe avec publication préalable : marché public dont le montant est compris entre 143.000 EUR HTVA et 221.000 EUR HTVA. Cette procédure implique le recours obligatoire à la plateforme e-Procurement.
- Procédure ouverte avec publicité européenne : marché public dont le montant est supérieur à 221.000 EUR HTVA. Cette procédure implique le recours obligatoire à la plateforme e-Procurement.
Pour prendre connaissance des règles à respecter pour chacune de ces procédures, vous pouvez vous reporter à la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ou à la présentation vidéo réalisée sur ce sujet par la cellule Fonds d’équipement, disponible sur demande à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be
Le cahier des charges est le document contractuel qui contient la liste des besoins, des exigences et des contraintes à respecter lors de la réalisation d'un marché public.
La rédaction d’un cahier des charges est obligatoire pour tout marché public dont le montant est supérieur à 30.000 EUR HTVA (montant impliquant le recours à la procédure négociée sans publication préalable).
Pour les procédures supérieures à 30.000 € HTVA, l’envoi du cahier des charges à plusieurs soumissionnaires potentiels doit obligatoirement se faire via la plateforme e-Procurement : https://www.publicprocurement.be/
Il n’existe pas de modèle de cahier des charges spécifique.
Des modèles de cahiers des charges peuvent être obtenus auprès de votre Pouvoir organisateur ou du service juridique de votre réseau d’enseignement.
Attention, en cas d’utilisation de modèles de cahiers des charges existants, le porteur de projet doit veiller à adapter les parties déjà pré-remplies afin de les faire correspondre avec les exigences de son/ses marché(s) public(s).
De la même manière, si un porteur de projet utilise un modèle de cahier des charges pré-rempli dans lequel certaines exigences sont formulées (par exemple, l’obtention auprès de chaque soumissionnaire déposant une offre dans le cadre du marché d’un extrait de casier judiciaire), celles-ci devront impérativement être respectées sous peine de devoir déclarer le marché irrégulier.
Le cahier des charges se compose généralement de deux parties devant chacune aborder les points suivants :
1. Partie Administrative :
- Partie relative à la passation
- Quelle est la réglementation relative aux marchés publics
- Sur quoi porte le marché (objet du marché, existence de lots/variantes/options,
spécifications techniques)
- Quelle est la procédure de passation du marché ?
- Qui est le pouvoir adjudicateur
- Quelle est la durée du marché et quel est le délai d’exécution
- Quelles sont les conditions pour soumissionner (sélection qualitative, délai
d’engagement)
- Comment soumissionner ? (contenu de l’offre, documents à joindre à l’offre, mode
d’introduction de l’offre, date et heure limites de dépôt des offres, etc.)
- Quelle est la procédure d’attribution ? (critère d’attribution, prix, vérification des
prix).
- Partie relative à l’exécution
- Quelles sont les règles générales d’exécution (dérogations éventuelles aux règles
générales d’exécution prévues dans l’Arrêté royal établissant les règles générales
d’exécution des marchés publics)
- Quelles sont les modalités d’exécution ? (lieu des prestations, fonctionnaire
dirigeant, sous-traitance, langue du marché, actions judiciaires, cautionnement,…).
- Quelles sont les sanctions et moyens d’actions en cas de défauts d’exécution
(pénalités, amendes de retard)
- Quand l’adjudicataire est-il payé ? (délai de paiement, vérification, modalités de
facturation)
- Comment se termine un marché ? (réceptions, garanties, paiements, résiliation).
2. Partie sur les clauses techniques
- Définis les caractéristiques techniques du matériel faisant l’objet du marché. Ces
caractéristiques devront impérativement être respectées par les soumissionnaires
déposant offre sous peine de voir leur offre être déclarée irrégulière.
Pour les marchés de faible montant et ceux passés en procédure négociée sans publication préalable, la législation sur les marchés publics n’impose pas de délai minimum à respecter pour le dépôt des offres.
Toutefois, il est fortement recommandé au pouvoir adjudicateur de tout de même définir une date de dépôt des offres dans le cadre de sa demande de remise de prix, ceci afin d’éviter qu’une société ayant remis son offre tardivement ne conteste l’attribution du marché en raison de la non prise en compte de son devis.
Il appartient au pouvoir adjudicateur de fixer lui-même la durée de ce délai. Celui-ci doit être suffisamment long pour permettre aux soumissionnaires de préparer et envoyer leur offre de prix. De ce fait, ce délai peut être plus ou moins long en fonction de la nature du marché.
- Que faire en cas de reliquat au terme des achats du matériel subsidié par le Gouvernement de la FWB ?
L’Administration encourage vivement les écoles à utiliser la totalité de la subvention leur étant octroyée.
En cas de reliquat au terme de ses achats, l’école concernée peut solliciter l’autorisation de l’Administration en vue d’acquérir du matériel complémentaire à la condition que celui-ci bénéficie aux mêmes sections/options que le projet initial.
La demande d’acquisition de matériel complémentaire doit être adressée par mail à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be. Elle devra impérativement lister l’ensemble du matériel à acquérir.
En cas d’acceptation par l’Administration l’achat du matériel complémentaire devra faire l’objet d’une nouvelle procédure de marché public.
En parallèle, le matériel complémentaire accepté par l’Administration doit être ajouté sur Archibus au projet visé par la subvention par l’école bénéficiaire. Pour ce faire, l’école se connecte sur sa session Archibus et se rend dans le menu « commander les éléments ». Elle clique ensuite sur le nom de son projet, ensuite sur l’onglet « Ajouter alternative », ce qui ouvre une fenêtre permettant d’encoder le nouveau matériel. Lorsque cet encodage est achevé, l’école finalise sa demande en cliquant sur le bouton « Envoyer demande modification ».
La procédure à suivre pour l’encodage du matériel complémentaire à un projet existant est décrite dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
Pour éviter les reliquats, il est recommandé de prévoir, au moment du lancement d’un marché, des options qui pourront être activées lors de l’attribution du marché en fonction de l’offre retenue et du budget disponible, voire de faire un marché à bordereau de prix.
L’Administration encourage vivement les écoles à utiliser la totalité de la subvention leur étant octroyée.
En cas de reliquat au terme de ses achats, l’école concernée peut solliciter l’autorisation de l’Administration en vue d’acquérir du matériel complémentaire à la condition que celui-ci bénéficie aux mêmes sections/options que le projet initial.
La demande d’acquisition de matériel complémentaire doit être adressée par mail à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be. Elle devra impérativement lister l’ensemble du matériel à acquérir.
En cas d’acceptation par l’Administration l’achat du matériel complémentaire devra faire l’objet d’une nouvelle procédure de marché public.
En parallèle, le matériel complémentaire accepté par l’Administration doit être ajouté sur Archibus au projet visé par la subvention par l’école bénéficiaire. Pour ce faire, l’école se connecte sur sa session Archibus et se rend dans le menu « commander les éléments ». Elle clique ensuite sur le nom de son projet, ensuite sur l’onglet « Ajouter alternative », ce qui ouvre une fenêtre permettant d’encoder le nouveau matériel. Lorsque cet encodage est achevé, l’école finalise sa demande en cliquant sur le bouton « Envoyer demande modification ».
La procédure à suivre pour l’encodage du matériel complémentaire à un projet existant est décrite dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
Pour éviter les reliquats, il est recommandé de prévoir, au moment du lancement d’un marché, des options qui pourront être activées lors de l’attribution du marché en fonction de l’offre retenue et du budget disponible, voire de faire un marché à bordereau de prix.
Une école peut dépenser davantage que le montant de la subvention lui ayant été attribué, à la condition de respecter la liste du matériel sélectionné par le Gouvernement.
Tout dépassement de ce montant, bien qu’autorisé, incombera au pouvoir organisateur de l’école. La participation financière de la Fédération Wallonie-Bruxelles est plafonnée sur base du montant alloué tel que communiqué dans le courrier de notification d’octroi de la subvention.
Une délégation de signature en matière de marchés publics peut exister. Il est demandé à chaque école de se renseigner auprès de son Pouvoir organisateur ou de son réseau d’enseignement pour en prendre connaissance.
Le chef d’établissement est généralement habilité à signer les documents de marché jusqu’à un certain montant. Celui-ci peut également, dans certains cas, obtenir une délégation de signature de son pouvoir organisateur.
Chaque séance d’information portant sur la conduite des marchés publics fait l’objet d’un enregistrement vidéo disponible sur demande à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be
Par ailleurs, une séance d’information sur cette thématique est organisée chaque année. Toutes les informations permettant de s’inscrire à cette séance sont reprises dans le courrier de notification d’octroi de la subvention.
Le recours aux accords-cadres est autorisé à la condition que leur durée de validité n’ait pas expiré.
Un accord-cadre est un accord établi entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs opérateurs économiques. Il a pour objet d’établir les termes régissant les marchés à passer au cours d’une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées.
La conclusion d’un accord-cadre a nécessairement fait l’objet d’une procédure de marché public en amont. Au terme de ce marché public, un ou plusieurs opérateurs économiques ont été désignés pour fournir une liste préétablis de matériel à une liste de bénéficiaires potentiels pour une durée de temps limitée (durée d’un an, reconductible jusqu’à 4 années consécutives).
Avant de recourir à un accord-cadre, l’école s’assurera qu’elle fait bien partie des bénéficiaires potentiels visés par celui-ci.
En recourant à un accord-cadre, vous inscrivez votre achat dans un marché public qui a déjà été réalisé et attribué.
E-procurement est une plateforme fournie par le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA) qui permet aux entreprises et aux secteurs publics d’organiser, de gérer et de suivre toute la procédure de passation des marchés publics, de manière entièrement électronique et transparente.
Le recours à la plateforme e-Procurement est obligatoire pour tout marché dont le montant dépasse 30.000 euros HTVA.
Le lien pour accéder à la plateforme est le suivant : https://www.publicprocurement.be/
La connexion à la plateforme s’effectue via beID ou Itsme.
La procédure à suivre pour la publication d’un cahier des charges sur la plateforme est présentée dans une vidéo réalisée par BOSA dont le lien est le suivant : https://www.youtube.com/watch?v=MWw7e45ntO0