FAQ : Archibus
Archibus est une plateforme en ligne proposant de nombreux services informatiques, dont l’élaboration et la maintenance de bases de données.
C’est sur cette plateforme qu’est hébergé le site Internet à partir duquel les écoles introduisent leur(s) demande(s) de matériel en vue de l’obtention d’une subvention dans le cadre des appels à projets de la modernisation des équipements pédagogiques de l’enseignement qualifiant (également appelé « Fonds d’équipement »).
L’accès à Archibus se fait via le site Internet suivant :
https://archibus.cfwb.be/archibus/login.axvw
Chaque école dispose d’un login et d’un mot de passe lui permettant d’accéder à sa session.
Le login est composé des lettres « EC » suivi de 6 chiffres se terminant par le numéro Fase de l’école, et précédé d’autant de 0 (le chiffre zéro) que nécessaire en vue d’obtenir les 6 chiffres requis. Exemple : si le numéro Fase de l’école est le 925, le login est EC000925. Si le numéro Fase de l’établissement est le 2156, le login est EC002156. Etc.
En cas d’oubli du mot de passe, un nouveau mot de passe peut être généré depuis la page d’accueil du site. Pour ce faire, il est nécessaire de d’abord encoder le numéro Fase de l’école dans le champ « Nom d’utilisateur » et ensuite de cliquer sur l’onglet « Vous avez oublié votre mot de passe ». Un mail automatique permettant de générer un nouveau mot de passe est alors envoyé sur l’adresse e-mail administrative de l’école (ec00XXXX(at)adm.cfwb.be)
En cas de difficulté pour générer un nouveau mot de passe, contacter l’Administration en envoyant un mail à remt.eppeq(at)cfwb.be
La procédure d’encodage des projets d’acquisitions d’équipements est détaillée dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets qui parait courant du mois de janvier de chaque année. Celui-ci est disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
Une fois connecté sur votre session ARCHIBUS, l’introduction d’une nouvelle demande se fait via le menu « Gestion des projets d’équipements ». Elle comporte les 4 étapes suivantes :
Etape 1 : créer un nouveau projet
Etape 2 : ajouter des éléments à un projet
Etape 3 : générer la fiche d’information de projet
Etape 4 : soumettre le projet pour approbation
Toute la procédure se déroule exclusivement sur ARCHIBUS. Aucun envoi de documents par mail ou par courrier n’est nécessaire.
Les publics-cibles éligibles auprès du Fonds d’équipement sont les suivants :
- Les écoles d’enseignement secondaire ordinaire ou spécialisé de forme 4, organisées ou subventionnées par la Communauté française, organisant des options de l’enseignement technique de qualification ou professionnel, de plein exercice et/ou en alternance, en 4e, 5e, 6e et 7e années ou au quatrième degré et/ou organisant des formations en alternance
- Les écoles d’enseignement secondaire spécialisé, organisées ou subventionnées par la Communauté française, organisant la 3ème phase de l’enseignement secondaire spécialisé de forme 3, de plein exercice et/ou en alternance.
L’envoi de la fiche d’information générale dûment signée s’effectue à partir du menu « soumettre le projet pour approbation ». L’envoi de la fiche d’information générale signée clôt la procédure d’encodage. Le projet obtient alors le statut « demandé ».
L’Administration réceptionne les fiches d’informations générales et procède à leur analyse afin de s’assurer que l’encodage a été correctement réalisé et qu’aucune information n’est manquante.
Si l’encodage a été correctement réalisé, le statut du projet passe alors en « en attente d’avis ». En parallèle, un accusé de réception officiel confirmant la réception et la recevabilité du/des projets encodé(s) est envoyé par mail à la personne de contact référencée pour le projet et par courrier à l’attention de la Direction de l’école.
Si l’encodage n’a pas été correctement réalisé, l’Administration contacte par mail la personne de contact référencée pour le projet en vue de faire procéder aux corrections à nécessaires.
La prise en compte d’un projet peut donc être attestée lorsque celui-ci obtient le statut « en attente d’avis » sur Archibus.
Il n’est pas possible de supprimer un contact existant car celui-ci est lié à un projet répertorié dans la base de données.
Par contre, chaque école peut créer autant de nouveaux contacts que nécessaire.
Attention, la création d’un nouveau code contact peut échouer lorsque celui-ci est décelé comme déjà existant dans la base de données. C’est notamment le cas lorsqu’une personne souhaitant s’enregistrer comme contact pour son école est déjà référencé dans la base de données comme code contact pour un autre école (ce qui peut arriver en cas de changement d’école de la personne concernée). Dans pareil cas, il convient de prendre contact avec l’Administration en envoyant un mail à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be afin de solutionner ce problème.
Les informations encodées aux étapes 1 (Créer un nouveau projet) et 2 (ajouter des éléments à un projet) peuvent être modifiées à tout moment tant que la fiche d’information générale n’a pas été générée (étape 3 de l’encodage).
Une fois la fiche d’information générale générée, il n’est plus possible de modifier les informations encodées aux étapes 1 et 2. Par contre, il est encore possible à ce stade de supprimer le projet dans son intégralité.
Pour qu’un projet soit pris en compte par l’Administration, il est impératif que les 4 étapes de l’encodage aient été accomplies.
Il n’y a pas de limite concernant le nombre de projets pouvant être introduit par une école. Il en est de-même concernant le montant total demandé par une école pour l’acquisition de matériel pédagogique. Les projets doivent toutefois impérativement satisfaire aux critères d’éligibilité définies dans la circulaire d’appel à projets (publics éligibles, matériel qui ne soit pas du consommable ou du mobilier de classe, etc.).
Pour rappel, les projets sélectionnés par le Gouvernement sont financés de la manière suivante : 80% du coût d’achat du matériel est pris en charge par la Fédération Wallonie-Bruxelles et 20% incombe au pouvoir organisateur de l’école bénéficiaire. En conséquence, l’école veillera à introduire sur ARCHIBUS des projets dont elle pourra assurer le financement (à concurrence de 20% du coût total).
Par ailleurs, le budget disponible étant limité, une sélection est opérée parmi l’ensemble des projets introduits. De ce fait, il va de soi que plus une école formule des demandes avec un montant élevé, plus il y a de chances que l’ensemble de ses demandes ne puissent pas être retenues.
La clôture des projets approuvés par le Gouvernement – c’est-à-dire pour lesquels une subvention a été octroyée – doit être effectuée après la transmission du dossier justificatif visant à justifier l’utilisation du subside, et donc l’achat des équipements, à l’Administration.
La clôture d’un projet sur Archibus n’est techniquement possible qu’après acceptation du dossier justificatif par l’Administration.
La procédure de clôture des projets sur Archibus est détaillée dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
La clôture d’un projet se fait en 2 étapes devant impérativement être réalisées successivement :
Etape 1 : commander les éléments,
Etape 2 : Réception des éléments commandés.
La clôture des projets sur Archibus est obligatoire. Les projets clôturés sont automatiquement
LA procédure de sélection prend environ une année complète. Cela signifie qu’une année s’écoule entre l’encodage d’un projet sur ARCHIBUS et son acceptation par le Gouvernement.
Durant ce laps de temps, il est possible que les priorités dans les acquisitions d’équipements aient changées. Si tel est le cas, il est possible d’introduire sur ARCHIBUS une demande de modification du matériel à acquérir pour le projet concerné, à partir du menu « commander les éléments ».
Préalablement à l’introduction d’une demande de modification d’un projet sur ARCHIBUS, l’école doit obtenir l’accord du représentant de sa Fédération de pouvoirs organisateurs pour les projets « Fonds d’équipement ». Pour ce faire, elle lui adresse sa demande par mail en indiquant clairement les changements souhaités.
En cas d’accord de son représentant, l’école peut introduire sa demande de modification sur ARCHIBUS.
La procédure à suivre pour introduire une demande de modification est décrite dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
Chaque séance d’information portant sur l’utilisation d’Archibus fait l’objet d’un enregistrement vidéo disponible sur demande à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be
Une séance d’information est organisée chaque année. Toutes les informations permettant de s’inscrire à cette séance sont reprises dans la circulaire d’appel à projets annuel publiée courant janvier de chaque année.
La transmission du dossier justificatif à l’Administration s’effectue uniquement depuis Archibus. Pour ce faire, l’école se connecte sur sa session Archibus et se rend dans le menu « Réception des éléments commandés ». Elle clique ensuite sur le nom du projet pour lequel elle souhaite transmettre le dossier, et ensuite sur l’onglet « justificatifs subsides ». Dans cet onglet, elle peut télécharger sur la plateforme son dossier préalablement scanné en un seul fichier pdf. et procéder à son envoi.
La procédure à suivre pour la transmission du dossier justificatif est décrite dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
Le dossier justificatif ne doit donc plus être transmis par courrier postal.
La base de données d’Archibus comporte un ensemble des codes (options, matériel) créé par l’Administration au fil des années. Pour demeurer à jour, les dénominations des nouvelles options ou des nouveaux équipements pédagogiques – n’existant donc pas encore dans la base de données – doivent être ajoutées manuellement par l’Administration.
La création de nouveaux codes ne peut être réalisée que par l’un des agents de la cellule « Fonds d’équipement ».
En conséquence, toute demande de création de nouveaux codes doit être adressée par e-mail en cliquant ici.
Cette demande doit mentionner l’intitulé précis de l’option ou du matériel à créer.
Le demandeur recevra en retour un e-mail l’informant de la création des codes afin qu’il puisse finaliser l’encodage de son/ses projets.