FAQ : Constitution et transmission du dossier justificatif
Le dossier justificatif rassemble l’ensemble des pièces justificatives (factures, preuves de paiement, bons de commande, documents du marché tel que cahier des charges, décision motivée d’attribution, etc.) à transmettre à l’Administration pour justifier la bonne utilisation de la subvention octroyée par le Gouvernement.
Le versement du solde de la subvention octroyée est conditionné par la transmission du dossier justificatif à l’Administration, à sa bonne complétude et au respect des règles en vigueur en matière de marchés publics dans les achats réalisés.
Pour rappel, le subside est versé en 2 fois : une avance de 80% du montant de la subvention pris en charge par la FWB est versé au bénéficiaire au moment de la notification d’octroi de la subvention, et le solde de 20% est versé après envoi et contrôle du dossier justificatif par l’Administration.
Le dossier justificatif est organisé en 10 parties agencées de la manière suivante :
1. Check-list « marchés publics »
2. Déclaration de créance
3. Facture(s)
4. Preuve(s) de paiement
5. Bon(s) de commande
6. Décision(s) motivée(s) d’attribution
7. Preuve de la mise en concurrence (offres retenues et non retenues)
8. Courriers/courriels d’appel d’offres – cahier des charges
9. Courriers/courriels de notification d’attribution et de non attribution envoyés aux soumissionnaires retenus et non retenus
10. Fiche identité
Les documents figurant dans les deux premières parties (check-list « marchés publics » et déclaration de créance) sont fournis par l’Administration via l’envoi d’un e-mail sur les adresses administratives des écoles (ec00…@adm.cfwb.be). Tous les autres documents sont collectés par le pouvoir adjudicateur tout au long de la passation et l’exécution de son/ses marchés publics.
Pour recevoir une copie de la check-list et/ou de la déclaration de créance, vous pouvez adresser une demande en ce sens à en cliquant ici.
Pour en savoir plus sur la nature des différents documents repris dans le dossier justificatif, vous pouvez vous reporter à la présentation vidéo portant sur la constitution du dossier justificatif, disponible sur demande à l’adresse remt.eppet(at)cfwb.be
Un guide sous format PDF relatif à la constitution du dossier justificatif est également disponible sur demande auprès de l’Administration.
Attention, l’Administration se réserve le droit de refuser tout dossier justificatif dont l’agencement ne respecte pas la structure définie ci-dessus.
La transmission du dossier justificatif à l’Administration s’effectue uniquement depuis Archibus. Pour ce faire, l’école se connecte sur sa session Archibus et se rend dans le menu « Réception des éléments commandés ». Elle clique ensuite sur le nom de son projet, et ensuite sur l’onglet « justificatifs subsides ». Dans cet onglet, elle peut télécharger sur la plateforme son dossier en un seul fichier pdf. et procéder à son envoi.
La procédure à suivre pour la transmission du dossier justificatif est décrite dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/
Le dossier justificatif ne doit plus être transmis par courrier postal.
Si une école souhaite déposer son dossier justificatif en mains propres à l’Administration, c’est possible moyennant une prise de rendez-vous au préalable avec l’agent de la cellule « Fonds d’équipement ».
Pour ce faire, une demande de rendez-vous doit être adressée par e-mail à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be.
Chaque séance d’information portant sur la constitution du dossier justificatif fait l’objet d’un enregistrement vidéo disponible sur demande à l’adresse remt.eppeq(at)cfwb.be
Par ailleurs, une séance d’information sur cette thématique est organisée chaque année. Toutes les informations permettant de s’inscrire à cette séance sont reprises dans le courrier de notification d’octroi de la subvention.
L’avis de débit d’ordre collectif à lui seul ne constitue pas une preuve de paiement suffisante. En effet, il s’agit d’un listing d’un ensemble de factures faisant ensuite l’objet d’un paiement groupé et ne permettant pas d’identifier chaque paiement pris individuellement. Le listing à lui seul ne constitue pas une preuve de paiement.
En cas de recours à des avis de débit d’ordre collectif, il convient de fournir en guise de preuve de paiement l’ensemble des documents suivants :
- la page de l’avis de débit d’ordre collectif sur laquelle figure le montant de la facture valorisée dans le cadre de l’octroi de la subvention du Fonds d’équipement,
- la page de l’avis de débit d’ordre collectif sur laquelle figure le montant total de l’avis ayant fait l’objet du virement bancaire,
- l’extrait bancaire démontrant le paiement du montant total de l’avis de débit d’ordre collectif dans lequel figure le montant de la facture valorisée dans le cadre du projet Fonds d’équipement.
Une preuve de paiement recevable est un document reprenant le montant payé accompagné du signe de la soustraction (-) démontrant que le montant a bien été débité du compte de l’école.
Le délai fixé pour l’envoi du dossier justificatif à l’Administration est indiqué dans le courrier de notification d’octroi de la subvention envoyé à chaque bénéficiaire courant du mois de janvier de l’année suivant l’introduction du/des projets visés. Habituellement, le dossier justificatif est à transmettre à l’Administration au plus tard pour le dernier vendredi du mois d’octobre.
Si le dossier justificatif ne peut être transmis dans le respect de l’échéance fixée, l’école sollicite une extension de celui-ci avant l’expiration de ce délai en expliquant clairement les raisons du retard. En cas d’absence de motivation ou en cas de justification jugée insuffisante ou irrecevable, l’Administration se réserve le droit de refuser la demande de délai complémentaire pour l’envoi du dossier et d’annuler la subvention octroyée.
L’introduction d’une demande de prolongation de délai pour l’envoi du dossier justificatif s’effectue sur ARCHIBUS. Pour ce faire, l’école se connecte sur sa session Archibus et se rend dans le menu « commander les éléments ». Elle clique ensuite sur le nom de son projet, ensuite sur l’onglet « justificatifs subsides » et enfin sur le bouton « Demande délai ». Une fenêtre s’ouvre alors, permettant d’indiquer la justification et de finaliser la demande de délai.
En cas d’acceptation par l’Administration de prolonger le délai pour l’envoi du dossier justificatif, un nouveau délai est octroyé à l’école. Celui-ci peut être consulté dans l’onglet « Fiche Projet » (toujours sur Archibus, dans le menu « commander les éléments »).
La procédure à suivre pour introduire une demande d’extension de délai pour l’envoi du dossier justificatif est décrite dans le guide de l’utilisateur Archibus annexé à la circulaire d’appel à projets, disponible en téléchargement à partir du lien suivant :
https://monecolemonmetier.cfwb.be/professionnels/fonds-dequipement/